管理系統設計及軟件開發
發佈日期：2021年3月9日｜更新日期：2024年6月13日
「客製化系統」VS「現成(罐頭)管理系統」
在職場上打滾了幾年的你，相信對 ERP 系統、POS 系統、CRM系統、會計系統、人力資源系統等名稱並不陌生，但這些市面上的系統，是否真正切合你的業務需要？或許你需要的是一個客製化系統。
擁有一套屬於自己公司的手機APP及系統，帶領企業進入科技時代。你可以：
自由修改系統功能
無租約、月費或年費
安全儲存及保密數據
不需與大眾共享目標客戶群
常見的系統設計有POS、CRM、ERP、HRM、AcS、IoT 等。還想了解更多？以下幾點將解答你對系統開發的迷思。
1. 現在坊間的「現成系統」適合我嗎？
或許有人不明白，現時坊間已經有數之不盡的「現成(或稱罐頭)管理系統」如 ERP 系統、POS 系統、CRM系統、會計軟件、人力資源管理系統、網上報名系統，總有一個系統會適合我的業務吧？要下判斷，先看看現成管理系統的優缺點。
若你的業務需求不是過於獨特，如常見的網上預約及排程、活動報名系統等，大多能採用現成的管理系統開始營運業務。好處是成本低，也不需要花額外的溝通時間研究系統優化，因為現成的管理系統已根據大量過往需求而改善並優化。
但現成軟件開發也有其缺點。首先，現成系統的彈性較低，你只可在一定範圍内調整某部份的功能，限制甚多。除外，由於現成的軟件開發是為廣泛業務及需求而設計，因此會包括大量用不著的功能，過多及過於複雜的介面及功能或會影響員工的工作效率。而一旦開始使用此類管理系統並希望擴充、優化或轉移，成本也會非常高昂，因你必需請軟件供應商特別為你編程及開發，開發與升級成本或會高於原本購入價的好幾倍。
此類現成管理系統較適合業務模式較傳統及穩定，且工作流程不輕易改變的公司。你可檢視你的業務性質、規模及未來擴展的可能性以決定「現成管理系統」是否符合你的需要。
2. 為何你需要客製化系統設計 (Customized-System)？
市面上很多 License-based POS 系統、CRM系統，商戶只需要付「月費」或「年費」便可以直接使用，但仍有不少公司在使用後發現該類現成管理系統「阻手阻腳」、不合適公司日常運作。這證明客製化系統，或稱自家研發系統更適合你的業務。
「譚仔三哥」的 POS系統便是「自家研發系統」的其中一個成功案例。此客製化餐飲系統操作流程非常簡單：只需連接手機APP，侍應便可以用手機為客人下單，把下單過程電子化，方便快捷的同時減低出錯率。由餐牌到倉存，此自家研發系統都是根據譚仔三哥內部運作而設計的，是一「順應而生」的 POS 系統及應用。
客製化系統 vs 現成管理系統比較
| 比較項目 | 客製化系統 | 現成管理系統 |
|---|---|---|
| 切合運作需要 | 絕對切合運作需要 | 較標準化，未必能完全切合運作需要 |
| 彈性及針對性 | 彈性較高，針對性強 | 彈性較低，針對性弱 |
| 收費模式 | 一次性收費 | 持續繳交月費或年費 |
| 客戶數據保密 | 全面保密，可要求科技公司簽訂保密協議 | 不保密，數據經常被用作報告轉售同行 |
| 數據擁有權 | 客戶可全權擁有 | 現成系統供應商 |
| 持續優化及擴展 | 可隨時增加功能及優化系統 | 不能增加功能及優化系統 |
高度切合公司運作需要
「月費/年費租用」的系統都是「標準化」(Standardised) 的，軟件開發公司會根據「市場需要」，而非「單一客戶需要」去設計、開發新功能，公司從「傳統非系統」操作轉用「標準化系統」需要非常長的適應期，甚至不少公司在「適應期」內放棄，最後得不償失。至於客製化系統，有經驗、負責任的科技公司會跟客戶詳細洽談，深入了解客戶各項需要，從而設計一套100%符合客戶營運模式的自家研發系統，適應期十分短，甚至能做到「拎上手就識用」。
一次性收費
現成管理系統可隨時上調合約價格，或按客戶使用量隨意「加大個plan」，對客戶造成 Out-budget 的情況屢見不鮮。客製化系統設計的話，客戶如無額外維護或功能更新需要，只需繳付一次性的系統開發成本，無需繳付月費或年費。
營銷數據保密
不少月費系統研發公司會分析客戶數據，生成最新行情報告，並在用戶無權左右的情況下轉售數據報告，從中獲利，使原本想節省開支的老闆或用家們失去行業競爭優勢。客製化系統設計的話，你可以要求軟件開發公司簽訂保密協議，不轉售或公開任何數據，確保系統設計方案滴水不漏。
數據絕對擁有權
「無法匯出數據」包括「會員資訊、客戶數據、訂單」等，是月費系統用戶常見的問題。「無法匯出」代表該系統研發公司以數據形式綁定客戶，使用家無論百般不滿，亦「無法轉System」，就像「寛頻合約——Cut唔到」。至於客製化系統設計，你可以要求科技公司幫忙匯出所有數據，確保系統數據完整保留或遷移到公司內部。
可持續優化及擴展
現成軟件開發公司的系統是標準化的系統開發，其核心發展是要滿足絕大部份消費者，沒法因應各個業務的特性逐一作出調整及編程客製化功能。客製化系統設計恰巧相反，由於整個系統框架都是由你與科技公司自行溝通及製定的，因此在自家研發系統完成後可持續優化及擴展，達至更完美的用戶體驗 (User Experience)。
3. 客製化系統設計適合哪些公司或業務？
客製化系統主要用於管理公司資源、跨部門、公司數據及資訊交流，主要為公司內部使用的系統。因此在設計自家系統前，軟件開發公司需清晰了解該公司的營運模式及細節，亦需以使用者的角度設計出最合適的介面設計及功能。除外，自家研發系統亦能同時連接電腦及手機APP，使數據輸入及瀏覽更為方便，提高工作流動性，適合現時因疫情受影響而安排在家工作 (Work From Home) 的公司及銷售人員 (Salesperson)。
4. 客製化系統開發流程
要由零開始建立一個全新的客製化系統，你需要經歷以下基本流程：
先了解用戶對客製化系統的要求及額外需要
軟件開發公司會先了解客戶的需求，研究系統設計項目可行性及評估工作量，並就系統開發項目提倡持續科技策略。
管理系統的功能
根據『客製化系統需求列表』進一步考慮軟件開發實際需要的『功能』，訂下明確的『系統開發功能列表』，主要分為軟件功能及硬件功能兩大類。
客戶收到客製化系統報價，並簽署項目合同
軟件開發公司根據『系統功能列表』草議『客製化系統報價』，客戶必需確定自己有充分溝通對每一項功能的認知及期望，開發公司亦有責任仔細描述每項功能的設計理念及系統的大致操作流程。
客製化系統用戶流程 (Userflow) 設計
依從『系統功能列表』更深一步規劃『最簡短而最有效的操作流程』，當中牽涉重要技術「用戶體驗(優化)設計」(User-experience Enhancement Design)，目標是達致『無需說明』便能直接使用各種系統功能。
客製化系統介面設計 (UI Design)
介面設計 (UI) 是為終端用戶 (End user) 度身訂做的，而非單純為『美觀』而設計。UI/UX 設計師會加入『用戶群特徵』、『用戶使用系統的實際場景』、『用戶對系統的熟悉度』去考慮頁面設計、資訊佈局及用戶體驗，引導用戶流暢及高速地了解系統功能的整套流程。
確認模板後，開始編寫程式語言 (Coding) 部份
程式設計師會按報價單所協定的系統開發用戶流程、系統功能及 UI/UX 設計，使用相應的程式語言進行編程。
客戶進行用戶驗收測試 (U.A.T)
軟件開發公司亦會同時作系統測試及 Debug。
系統開發完成，客戶驗收並正式使用
驗收系統後開發團隊會交接相關系統開發的文檔及代碼，並於保養期內免費提供維護服務。
由系統開發討論至報價及簽合同需時約1-2週，而軟件開發需時一個月至三個月，視乎軟件開發複雜程度。
5. Fletrix 的熱門「系統開發」服務
相比傳統或現成管理系統，客製化系統設計更能貼合你業務需求，功能及介面亦能按照你的要求任意設計。Fletrix 為多年編程經驗的軟件開發公司，我們的專業團隊：資深的 UI/UX 設計師及編程員能夠設計讓你滿意的客製化系統。我們為各行各業提供系統開發、軟件開發服務，包括：
ERP 系統 (Enterprise Resource Planning 企業資源規劃系統)
用作整合企業內部資源、各部門工作流程、管理與執行程序。
功能：公司財務管理、人力資源管理、生產製作過程管理、訂單管理、庫存管理、客戶服務、數據分析報告等
POS 系統 (Point of Sale 銷售點信息系統)
由硬件 (Hardware) 及軟件 (Software) 組成，用作處理庫存、訂單、發票管理等店務。常見例子如餐飲系統 (餐飲 POS)、零售 POS。
功能：各種付款方式、庫存管理、銷售數據分析等
CRM系統 (Customer Relationship Management 客戶關係管理系統)
用作收集、管理及分析客戶數據，藉此分析現在及潛在客戶的消費行為 (Consumer Behavior)，解決客戶需求同時增加客戶忠誠度。
功能：一站式客戶資料及數據、客戶分析、客服流程及行銷自動化等
會計系統、會計軟件 (Accounting System)
透過系統改善企業的效率及業績，達至最理想的企業財務管理。
功能：總帳、應收帳款、應付帳款、預算規劃、成本計算、財務合併等
人力資源系統 (HR 系統)
用於管理公司人力資源、員工資料、薪金發放等。
功能：員工資料管理、輪班編更、假期申請及管理、薪金計算及管理、強積金管理、報稅等
網上報名系統、點名系統
全自動化活動報名、付款及簽到流程，方便快捷。
功能：活動管理、報名管理、自訂報名表格、多種支付網關 (Payment Gateway)、活動內容更新、QR Code 門票及點名、網上預約、會員系統等
MetaTrade (MT4)
連接不同交易平台的電子交易平台，安全地於網上進行各種外匯交易及買賣。
功能：提供多貨幣平台、專家顧問功能、自動交易、於各種供應商進行交易
機器學習 (Machine Learning)
人工智慧 (AI) 的一種，透過演算法將收集到的資料（如文字、語音、圖片等）進行分類、辨識模型並進行預測，讓機器擁有像人類一般的學習能力。
功能/應用：語音識別、自然語言處理、語言翻譯、圖像識別、醫療診斷、學習關聯、預測等
6. 我們提供各類型客製化系統
活動管理及報名系統
活動報名、課程宣傳、網上付款報名
會員積分及VIP積分系統
會員制度、VIP 優惠、訂閱及更新、e-Card
運輸及作業管理系統
EShop、網上下單、供應商管理及訂單自動化、速遞及運輸管理
P2P 案例/資歷配對系統
社交配對、Speed Dating、運動配對、補習配對
折扣、優惠券及兌換積分系統
以上所有系統都能以手機App及平台形式開發
總結
看完以上文章想立刻開始客製化系統？抑或仍想了解更多客製化系統的資料？Fletrix 幫到你！Fletrix 為擁有多年編程經驗的軟件開發公司。我們的專業團隊：資深的 UI/UX 設計師及編程員能夠設計讓你滿意的自家研發系統。Fletrix 提供一站式的客製化系統服務，我們會先充份理解客戶要求及構思，然後開始作規劃、UI/UX 設計、編程及用戶驗收測試 (U.A.T)。我們為各企業提供服務，並保証系統開發完成品方便使用、清晰簡潔及美觀，讓你不用認識各種開發軟件，也能打造屬於你的客製化系統！歡迎聯絡我們查詢！
常見問題（FAQ）
現在坊間的「現成系統」適合我嗎？⌄
若你的業務需求不是過於獨特，如常見的網上預約及排程、活動報名系統等，大多能採用現成管理系統開始營運，好處是成本低、毋須額外溝通時間。但現成系統彈性較低、包含大量用不著的功能，或會影響員工工作效率；一旦希望擴充、優化或轉移，開發與升級成本或會高於原本購入價的好幾倍。此類系統較適合業務模式較傳統及穩定、工作流程不輕易改變的公司。
為何你需要客製化系統 (Customized-System)？⌄
市面上很多 License-based POS、CRM 系統，商戶只需付月費或年費便可使用，但不少公司使用後發現該類系統「阻手阻腳」、不合適日常運作。「譚仔三哥」的 POS 系統便是自家研發系統的成功案例：只需連接手機APP，侍應便可用手機為客人下單，把下單過程電子化，方便快捷同時減低出錯率，由餐牌到倉存都是根據內部運作而設計。
客製化系統適合哪些公司或業務？⌄
客製化系統主要用於管理公司資源、跨部門、公司數據及資訊交流，主要為公司內部使用。自家研發系統能同時連接電腦及手機APP，使數據輸入及瀏覽更為方便，提高工作流動性，適合安排在家工作 (Work From Home) 的公司及銷售人員。
客製化系統開發流程是怎樣的？⌄
基本流程共8步：1. 了解用戶要求及需要；2. 制定管理系統功能列表；3. 報價及簽署項目合同；4. 用戶流程 (Userflow) 設計；5. 介面設計 (UI Design)；6. 編寫程式語言 (Coding)；7. 用戶驗收測試 (U.A.T) 及 Debug；8. 系統開發完成，客戶驗收並正式使用。由討論至簽合同約需1-2週，開發需時一至三個月。
Fletrix 有哪些熱門系統開發服務？⌄
Fletrix 為多年編程經驗的軟件開發公司，為各行各業提供系統開發服務，包括：ERP 系統、POS 系統、CRM系統、會計系統、人力資源系統 (HR)、網上報名系統、MetaTrade (MT4) 及機器學習 (Machine Learning) 應用等。
Fletrix 提供哪些類型的客製化系統？⌄
我們提供：1. 活動管理及報名系統；2. 會員積分及VIP系統；3. 運輸及作業管理系統；4. P2P 案例/資歷配對系統；5. 折扣、優惠券及積分兌換系統。以上所有系統都能以手機App及平台形式開發。
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